Що таке ЕЦП (КЕП) і як його отримати в Україні

Електронний підпис в Україні давно є звичною частиною ділового та повсякденного життя. З 2018 року цифровий підпис офіційно має таку саму юридичну силу, як і власноручний, і використовувати його можна для підписання договорів, подання звітності, входу в державні сервіси, підтвердження онлайн платежів тощо. 

У цій статті ми детально розберемо, що таке КЕП та ЕЦП, у чому їхня різниця, як зробити електронний підпис, де та коли ним користуватися та як робити це правильно.

Електронний цифровий підпис або ЕЦП – широковживана та звична для багатьох назва, проте в актуальному українському законодавстві використовується поняття «кваліфікований електронний підпис (КЕП)».

Різниця між КЕП та ЕЦП: 

• ЕЦП – загальна назва для будь-якого електронного підпису. Найчастіше це удосконалений цифровий підпис, тобто криптографічний ключ для підпису онлайн-документів. 
• КЕП – це захищений електронний підпис, створений за допомогою кваліфікованого пристрою (QSCD), що підтверджується сертифікатом і має повну юридичну силу. 

7 листопада 2018 року набрав чинності Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», який імплементує положення європейського регламенту eIDAS. Електронна ідентифікація стала прирівнюватися до власноручного підпису, а регламент видачі КЕП був упорядкований відповідно до європейських вимог. 

Основна відмінність між КЕП та ЕЦП полягає насамперед у рівні захищеності та відповідності європейським нормам. Сьогодні саме кваліфікований електронний підпис визнано стандартом для взаємодії з державою, судами, податковими сервісами та більшістю електронних систем документообігу.​

Фактично, коли йдеться про електронний підпис, що має повну юридичну силу, мається на увазі саме КЕП, навіть якщо в тексті ще використовується стара абревіатура ЕЦП.​

КЕП є універсальним інструментом електронної ідентифікації та підтвердження особи.​ Щоб краще зрозуміти принцип його використання, розгляньмо, як виглядає ЕЦП (КЕП) в Україні. 

Перше, що варто зрозуміти: кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це криптографічний інструмент, і зовні він не має вигляду звичайного підпису, як у паперових документах. Складається КЕП з двох основних частин:

1. Файл ключа ЕЦП (КЕП) – цифровий файл, який містить закритий криптографічний ключ та службову інформацію, що захищає його від несанкціонованого доступу. Зазвичай це файл з нестандартними розширеннями (наприклад, .pfx, .p12, .dat або іншими), він зберігається на комп’ютері, USB або в хмарному сховищі.
2. Кваліфікований сертифікат відкритого ключа, що підтверджує особу власника. Це електронний документ, фактично цифрова «візитівка», що містить такі дані: 

• ПІБ власника;
• ідентифікаційний номер;
• назву кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (АЦСК);
• унікальний номер сертифіката;
• термін дії.

Під час підписання електронного документа в нього інтегрується криптографічний блок – це і є безпосередньо електронний підпис. Він виглядає як набір кодованих даних, прихованих у структурі файлу, та містить інформацію про підписанта і час проведення операції. 

Для користувача це зазвичай виглядає, як повідомлення у спеціальному програмному забезпеченні або у вебінтерфейсі, що документ успішно підписаний. 

Така технологія забезпечує повну легітимність та захист електронних документів, стає повною заміною паперовому підпису і печатці. Використання електронного підпису дає змогу бізнесу автоматизувати фінансові і платіжні процеси та суттєво прискорити укладання угод. 

Ідентифікація за допомогою ЕЦП (КЕП) для ФОП або керівників підприємств – це:

• економія часу на документообіг;
• зниження операційних витрат; 
• можливість підписувати документи з будь-якої точки світу 24/7;
• автоматизація процесів у CRM та ERP-системах.

КЕП активно використовується у державних і комерційних сервісах. Ось кілька основних сфер, де необхідне створення кваліфікованого електронного підпису: 

• Держпослуги онлайн: наприклад, вхід у додаток Дія, підписання заяв, отримання витягів, реєстрація майна тощо. 
• Подача звітності онлайн: податкові декларації, сплата ЄП, ПДВ, ЄСВ через кабінет платника податків. 
• Онлайн-підписання документів: договорів, актів, накладних у системах електронного документообігу.
• Ідентифікація користувача: BankID, підтвердження платежів, відкриття рахунків онлайн та операції у різних платіжних та фінансових сервісах. 

Отримати кваліфікований електронний підпис може:

• будь-яка фізична особа, що є громадянином України;
• фізична особа-підприємець (ФОП); 
• юридична особа (через уповноважену особу – директора або довірену особу). 

Зверніть увагу: для отримання КЕП неповнолітніми особами (від 14 до 18 років), потрібна письмова згода батьків. 

Перед тим як зареєструвати електронний цифровий підпис, перевірте наявність необхідних документів.

В усіх випадках також необхідна заява-приєднання до договору «Про надання послуг електронного цифрового підпису», але вона формується автоматично під час реєстрації через авторизовані сервісні центри. 

Процес первинної ідентифікації під час видачі сертифіката зазвичай займає 15–20 хвилин, залежно від завантаженості сервісу.​ Багато надавачів КЕП пропонують швидке отримання електронного підпису через BankID (наприклад, від ПриватБанку чи Monobank).

В Україні отримати електронний підпис можна у Кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Актуальний перелік акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК) та їхній чинний статус можна знайти на сайті Центрального засвідчувального органу. 

Ось кілька популярних варіантів отримати ЕЦП (КЕП) онлайн або офлайн: 

• КНЕДП ДПС – податкова служба надає безоплатні ЕЦП (КЕП) для подання декларації та роботи з іншою податковою звітністю. 
• Дія.Підпис – різновид КЕП для підписання онлайн-документів для фізосіб та ФОПів. 
• Комерційні АЦСК – КЕП від банків та інших установ, що отримали акредитацію від держави на надання відповідних послуг.

При виборі надавача орієнтуйтеся на свої потреби: для фізичних осіб важлива швидкість та простота, для ФОП – гнучкість у звітності, для юридичних осіб – можливість мати корпоративні ключі з розподілом ролей.

Як зробити електронний підпис фізичній особі, що не веде бізнес – однозначно, обирайте Дія.Підпис. Сервіс ідеально підходить для швидкої реєстрації: весь процес займає 5 хвилин. Надалі КЕП можна використовувати для входу в Дію, отримання витягів з реєстрів чи онлайн-ідентифікації в різних сервісах.

Якщо ви обираєте спосіб формування електронного підпису для ФОП, зверніть увагу на банки або спеціалізовані сервіси (наприклад, Вчасно), адже саме вони забезпечують стабільну роботу з КЕП. Це важливо, оскільки подача звітності онлайн потребує зручної інтеграції електронного підпису з кабінетом платника податків та платіжними сервісами.

Для бізнесу (юридичні особи, ТОВ, акціонерні товариства) на першому місці є безпека цифрових документів, тому обирайте надавачів, які пропонують корпоративні ключі з розподілом ролей (директор, бухгалтер, менеджер) та інтеграцію з ERP/CRM. 

Перед тим як отримати ключ ЕЦП (КЕП), обов'язково перевірте акредитацію надавача через Довірчий список на сайті ЦЗО Мінцифри.

Розгляньмо детально, як створити ЕЦП (КЕП) в Україні.

Крок 1. Виберіть надавача послуг

Оберіть кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, банк або державний сервіс, перевіривши його у реєстрі (див. Де отримати офіційний КЕП (ЕЦП) в Україні). 

Крок 2. Підготуйте документи

Заздалегідь відскануйте паспорт та ІПН, для компаній – підготуйте статутні документи, виписки з ЄДР і підтвердження повноважень підписантів.​

Крок 3. Заповніть заявку

На сайті обраного надавача заповніть електронну форму або відвідайте точку обслуговування, щоб надати пакет документів у паперовому вигляді. 

Для мобільних застосунків (наприклад, Приват24 чи Дія) достатньо підтвердити персональні дані та погодитися з умовами.​

Крок 4. Пройдіть ідентифікацію

Це може відбуватися особисто, через BankID, відеодзвінок або біометричну перевірку у застосунку.​ На цьому етапі надавач переконується, що саме ви подаєте заявку на реєстрацію електронного підпису.​

Крок 5. Придумайте пароль

Після успішної перевірки система генерує файл ключа КЕП, а користувач задає пароль для його захисту.​ 

Крок 6. Збережіть підпис

Якщо обрано «класичний» файловий варіант, ви завантажуєте ключ на комп’ютер або флешку. Приклад електронного цифрового підпису, збереженого на фізичному носії: файл, який містить закритий криптографічний ключ, захищений паролем та кваліфікований сертифікат відкритого ключа з даними підписувача (ПІБ, ІПН, надавач послуг та термін дії).

У разі хмарного рішення типу SmartID або Дія.Підпис ЕЦП зберігається у захищеному середовищі та викликається з мобільного застосунку.​

Важливо не лише розібратися, як отримати електронний цифровий підпис (КЕП), а й попіклуватися про безпеку: зберігайте ключі на захищених носіях або у надійних хмарних сервісах з багатофакторною аутентифікацією, використовуйте складні паролі, не передавайте ключі та паролі стороннім особам, а в разі підозри на компрометацію негайно повідомте надавача послуг для блокування ключа.

Також розкажемо, як зробити кваліфікований електронний підпис фізичній особі для особистого користування. Зазначимо, що алгоритм дій максимально простий:

1. Оберіть сервіс, який пропонує оформлення КЕП через мобільний застосунок: Дія.Підпис, Приват24, Monobank тощо. 
2. Авторизуйтеся у своєму профілі та перейдіть до розділу «Електронний підпис».​
3. Перевірте й підтвердьте персональні дані.​
4. Задайте пароль та завантажте файл ключа або активуйте хмарний підпис.​

Найчастіше електронний підпис використовується для: 

• подання електронних заяв, звернень та декларацій через кабінети на державних порталах;
• отримання витягів, звітів, інших документів від державних органів; 
• авторизації в особистих кабінетах Пенсійного фонду, Податкової служби, медичних та освітніх сервісів;
• підписання цивільно-правових договорів, контрактів, заяв на отримання послуг;​
• виконання операцій у платіжних системах, банках. 

Бізнесу КЕП дозволяє:​

• автоматизувати підписання документів та прискорити внутрішні процеси та роботу з контрагентами;​
• працювати з електронним документообігом, CRM та фінансовими системами, де КЕП є необхідною умовою для оплати, відвантаження чи зміни статусу замовлення;
• спростити процес підписання документів, пов’язаних із прийманням платежів і взаємодією з платіжними провайдерами.​

Також КЕП може застосовуватися для затвердження внутрішніх регламентів, оферт, договорів з банками та платіжними партнерами.​

Окремим важливим напрямом застосування КЕП є подання декларацій та іншої регламентованої звітності. Через особисті кабінети податкової, статистики, Пенсійного фонду та інші державні портали звіти приймаються лише за умови підписання КЕП, і без нього не мають юридичної сили.​

Найпоширеніші проблеми, з якими стикаються користувачі КЕП:​

• втрачений або пошкоджений файл ключа КЕП;
• втрачений пароль від ключа, який неможливо відновити;
• несумісність форматів ключів із конкретним сервісом або застаріле ПЗ;​
• прострочений сертифікат, коли підпис більше не визнається дійсним.​

Щоб уникнути цих помилок:​

• Робіть резервну копію ключа одразу після того, як ви його отримали, і зберігайте окремо від основного носія.​
• Регулярно робіть перевірку електронного підпису на актуальність. Строк дії сертифіката КЕП обмежений (зазвичай 1–2 роки), після чого його потрібно оновити.​ А у разі зміни ПІБ, назви компанії чи повноважень підписанта знадобиться пройти повну процедуру перевипуску. 

Тому варто планувати оновлення КЕП завчасно, особливо якщо він критичний для подання звітності онлайн та безперервної роботи бізнес-процесів.​

У випадку втрати ключа або підозри на компрометацію необхідно негайно заблокувати сертифікат через свого надавача та як сформувати електронний підпис повторно, пройшовши процедуру видачі нового КЕП.​ 

Підписаний скомпрометованим ключем документ може стати підставою для юридичних спорів або визнання його недійсним.​

Створення кваліфікованого електронного підпису займає кілька хвилин, а сфера використання – дуже широка. Для громадян це зручний спосіб отримувати держпослуги онлайн, а для бізнесу й ФОП – основа цифрового документообігу, інтегрованого з банківськими та платіжними сервісами. 

Сьогодні більшість державних та комерційних установ використовують КЕП як повну заміну власноручному підпису, тому важливо знати, як зробити підпис КЕП (ЕЦП) та як його використовувати у бізнесі та повсякденному житті без помилок.