Що таке інвойсинг і як правильно виставити інвойс

Інвойсинг для бізнесу – ключовий елемент прозорих розрахунків. Він дозволяє структурувати рахунки, контролювати терміни оплат та уникати плутанини у фінансовому обліку. Цей механізм особливо важливий для B2B-сектора, фрілансерів, IT-компаній та будь-якого бізнесу, що працює з віддаленими клієнтами.

У статті ми детально розберемо, що таке інвойс, чим він відрізняється від інших платіжних документів, як правильно заповнити інвойс та уникнути помилок завдяки автоматизації та сучасним платіжним сервісам.

Інвойс (від англ. invoice, «рахунок») – це офіційний документ, який продавець виставляє покупцеві з вимогою оплати за надані товари чи послуги. Він містить повний перелік того, за що саме клієнт має заплатити, яку суму, до якого терміну і за якими реквізитами.

На відміну від касового чеку, який видається в момент оплати і є фіскальним документом, інвойс виставляється ДО оплати й містить умови розрахунків. Він часто використовується у віддаленій роботі через такі особливості: 

• листування, оферта та інвойс із деталями угоди є повноцінним пакетом документів, навіть якщо ви не підписали договір на папері;
• інвойс зручний для міжнародних розрахунків: в ньому зазначені реквізити та інші деталі угоди.

Щоб ви наочно побачили, чим відрізняється інвойс від інших документів на оплату, ми склали порівняльну таблицю.

Підсумуємо: інвойс – це своєрідний «місток» між домовленістю про надання товарів/послуг та транзакцією (оплатою).

Інвойсинг – це бізнес-процес, який охоплює весь цикл розрахунків:

1. Генерацію інвойсу на основі укладеної угоди чи замовлення.
2. Надсилання рахунка клієнту через email, месенджери, платіжне посилання тощо.
3. Відстеження термінів оплати інвойсу.
4. Нагадування у разі прострочення платежу.
5. Фіксація факту оплати в обліковій системі або CRM.
6. Формування звітності.

Інвойсинг особливо корисний для онлайн‑магазинів без власного інтернет‑еквайрингу, освітніх проєктів, сервісних компаній і підписок. Для бізнесу він виконує кілька важливих функцій:

• Структурує платежі – кожна оплата має свій номер, дату та опис, що спрощує звірку й аналітику.
• Прискорює фінансові операції, особливо якщо використовується електронний інвойс із посиланням на оплату.
• Мінімізує помилки, оскільки в рахунок заздалегідь вносяться всі суми й реквізити, а клієнт просто обирає спосіб оплати.​

Усталеної форми документа для інвойсу українське законодавство не пропонує, але в міжнародній практиці використовують відносно стандартний шаблон з такими даними: 

• номер інвойсу та дата створення;
• реквізити продавця: повна юридична назва, код ЄДРПОУ/ІПН, юридична та поштова адреса, банківські реквізити (IBAN, SWIFT для міжнародних платежів), контакти;
• опис товарів/послуг: назва, кількість, одиниця виміру, ціна за одиницю, загальна сума;
• податки та збори (якщо входять у вартість);
• валюта інвойсу: USD, EUR, UAH тощо;
• термін оплати;
• спосіб оплати: банківський переказ, платіжне посилання, карткою онлайн;
• додаткові умови: штрафи за прострочення, порядок вирішення спорів тощо.

Така структура інвойсу не викликатиме запитань у клієнта чи податкових органів (особливо в міжнародних операціях). 

Ось як може виглядати типовий шаблон інвойсу: 

Наш приклад інвойсу чіткий, структурований, містить всі необхідні реквізити для клієнта як в Україні, так і за кордоном. Поля легко можна адаптувати під свій бізнес, розширити чи скоротити перелік позицій, додати графічний логотип або QR-код для оплати.

Процес формування інвойсу складається з кількох обов'язкових пунктів:

1. Зберіть дані клієнта

Уточніть коректну юридичну назву, адресу, ІПН/ЄДРПОУ, контакти та email для надсилання.

2. Встановіть номер та дату

Рекомендуємо використовувати послідовну нумерацію для всіх інвойсів у звітному періоді, незалежно від клієнта. Це суттєво спрощує фінансовий облік. Головне, щоб номери не дублювалися і ви могли легко орієнтуватися в них.

3. Складіть детальний опис послуг/товарів

Зазначте їхню вартість за одиницю. 

4. Вкажіть загальну суму, валюту, виокремте податки (за необхідності)

Звертайте увагу на можливі комісії банку, які можуть вплинути на кінцеву суму платежу.

5. Встановіть термін оплати

Рекомендуємо: 3–10 днів або усталені строки за домовленістю з клієнтом. 

6. Додайте всі зручні способи оплати

Найшвидший варіант – платіжне посилання або QR-код.

7. Надішліть інвойс

• У форматі PDF на email.
• Електронний інвойс із посиланням на оплату.
• Платіжні посилання-інвойси через систему автоматизації розрахунків (Tranzzo, LiqPay тощо).
• Через CRM/ERP з автоматичним трекінгом статусу

8. Відстежуйте статус і нагадуйте

Сучасні платіжні системи автоматично надсилають нагадування за 3 дні та в день прострочення.

Перед відправкою обов'язково проконтролюйте коректність даних. Ось невеликий чекліст для самоперевірки:

• чи немає орфографічних помилок у назві клієнта;
• чи збігається сума словами та цифрами;
• чи правильно вказана валюта інвойсу;
• чи зазначено термін оплати;
• чи правильно вказані реквізити для оплати.

Вище ми описали типовий шаблон інвойсу, який підійде для більшості бізнесів, незалежно від розмірів та сфери роботи. Проте, в деяких галузях ми радимо врахувати нюанси: 

• В IT‑фрілансі добре працює поділ на етапи або позиції, кожна з яких оплачується окремим інвойсом. Наприклад, проєкт зі створення маркетплейсу, може бути розбитий на види робіт: «Розробка backend‑модуля», «UI‑розробка», «Тестування». Кожна з цих позицій оцінюється за різною вартістю (фіксовано чи погодинно), тому окремі інвойси для клієнта – це зручно і зрозуміло. 
• Міжнародна торгівля вимагає точності формулювань і сум, адже інвойс далі використовується митними органами для нарахування мита й податків. Тому він має містити: опис товару з артикулом, кількістю й ціною, загальну вартість вантажу, країну походження, умови постачання за Incoterms, дані продавця та покупця для митного оформлення.
• Передплата послуг / SaaS / онлайн‑курси: в цих сферах інвойс може бути виставлений за річну або щомісячну підписку. Тому важливим пунктом є уточнення дати початку і завершення підписки. Також часто налаштовують автоматичний білінг: інвойси генеруються регулярно (щомісяця/щороку), а клієнт отримує нагадування про повторну оплату.

Навіть досвідчені компанії іноді припускаються помилок в складанні інвойса. І хоча, на перший погляд, вони здаються дрібницями, але можуть коштувати затримок в оплаті та зіпсованих відносин з клієнтом.

Ось що зустрічається найчастіше: 

• Некоректні або неповні дані клієнта: помилка в назві компанії, неактуальна адреса тощо. Результат – бухгалтерія клієнта не може провести платіж без виправлених реквізитів, рахунок повертається «на доопрацювання».
• Відсутність терміну оплати. Якщо в інвойсі не зазначено дедлайн, клієнт суб’єктивно вирішує, коли платити. Менеджеру складніше коректно нагадати про оплату. Натомість фіксація дати або кількості днів з моменту отримання робить очікування прозорими.
• Неправильні суми, валюта або податки. Наприклад, в листуванні домовилися про суму в доларах, а в інвойсі випадково вказали гривні. Після цього доводиться скасовувати інвойс, виставляти новий, пояснювати клієнту, чому стався збій. Це створює зайвий «шум» і веде до втрати довіри.
• Дублікати рахунків і хаотична нумерація. Якщо ви не ведете облік номерів інвойсів, легко створити платіжки з однаковим номером або пропустити кілька номерів поспіль. Це ускладнює звірку оплат, аналіз дебіторської заборгованості та роботу з податковою.
• Відсутність нагадувань і контролю: клієнт загубив лист, відволікся, відклав платіж. Без системних нагадувань бізнес втрачає частину грошового потоку просто через людський фактор. Автоматичні email‑ або SMS‑нагадування про наближення й перевищення терміну оплати суттєво підвищують частку своєчасних оплат.

Усі ці помилки напряму впливають на швидкість отримання коштів та якість звітності. Тому бізнесу вигідно інвестувати час у автоматизацію процесу інвойсингу через платіжні онлайн-сервіси для бізнесу. 

Ручне формування кожного інвойсу в Word чи Excel, пересилання PDF‑файлів створюють ризик тих самих помилок, які ми описали вище. Тут відіграє роль і людський фактор, і значна витрата часу.

Автоматизація вирішує більшість проблем, інтегруючи цифрові інструменти для генерації інвойсів на основі даних з CRM-систем. Система надсилає їх у форматі платіжних посилань, відстежує статус у реальному часі та автоматично закриває рахунки після надходження платежів.

Автоматизація бізнес-платежів має низку переваг: 

• Швидкість. Створення інвойсу займає лічені хвилини: достатньо обрати клієнта, товар/послугу зі списку й натиснути «генерувати рахунок».
• Мінімум помилок. Реквізити, структура інвойсу, формули підтягуються автоматично, тому повністю нівелюється людський фактор. 
• Платіжні посилання‑інвойси. Замість того щоб клієнт вручну вводив реквізити в інтернет‑банкінгу, він переходить за посиланням і відразу бачить суму, призначення платежу, валюту і робить оплату у кілька кліків.
• QR‑оплата. Клієнт сканує код телефоном і переходить на платіжну сторінку без ручного набору реквізитів.
• Автоматичний білінг. Для підписок і регулярних платежів система сама генерує інвойси за розкладом і відправляє клієнтам нагадування. 

Сучасні платіжні системи інтегрують банкінг, автоматично враховують комісію та оптимізують фінансові операції, спрощуючи процес оплати для клієнта. З бізнесу знімається цілий ряд обмежень та переживань, як правильно виставити інвойс, адже кожна така транзакція автоматично прив’язується до конкретного інвойсу, фіксується в аналітиці та відображається в історії платежів. 

Tranzzo, як сучасний платіжний сервіс, спеціалізується на автоматизації фінансових процесів для бізнесів з фокусом на B2B та eCommerce. Одним із флагманських інструментів Tranzzo є платіжні посилання, які генеруються миттєво і надсилаються клієнту через email чи месенджер. Клієнт переходить за ним і оплачує одним кліком.

Бізнесам із фізичними точками продажу Tranzzo пропонує QR-оплату, інтегровану з інвойсингом. Сервіс також підтримує автоматичне списання оплат зі збереженням картки (токенізація для безпеки) для SaaS-моделей. 

Інвойсинг для бізнесу – комплексний процес, який не обмежується лише виставленням електронного рахунку. Він включає і створення структурованих документів для інвойсу, і надсилання їх клієнтам, і автоматизований контроль статусу оплат, і налаштування нагадувань про прострочений термін. 

Правильно організований інвойсинг зменшує кількість помилок, пришвидшує отримання оплат, підвищує лояльність клієнтів і робить фінансові операції передбачуваними.