Что такое ПРРО и кому он нужен

В 2020 году правительство Украины внесло изменения в законодательство о применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг, благодаря которым любые предприниматели получили возможность использовать программные регистраторы расчетных операций. С 1 января 2022 года все плательщики единого налога второй-четвертой групп, производящие расчетные операции, должны внедрять это решение в обязательном порядке.

С началом полномасштабного вторжения россии, бизнесы были освобождены от ответственности за торговлю без регистраторов расчетных операций или кассовых аппаратов. Однако с 1 октября 2023 штрафы за платежные операции без фискализации в Государственной налоговой службе вернулись.

Программный регистратор расчетных операций (ПРРО) – это система автоматизации процесса учета и отчетности, которую с 1 августа 2020 года ввела Государственная налоговая служба. Она позволяет предпринимателям регистрировать расчетные операции в электронном виде и является альтернативой традиционным кассовым аппаратам (РРО).

Украинское правительство утвердило ПРРО как обязательную систему для регулирования расчетных процессов. Таким образом, онлайн-кассы используют предприятия, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или безналичной форме (с применением электронных средств платежей).

Аппаратный РРО немедленно фискализирует и печатает чеки, сохраняя их в памяти. Программный же работает по принципу формирования электронных чеков, что и является его главным отличием.

Как происходит работа программного РРО:

1. Клиент совершает покупку, происходит расчетная операция.
2. Система автоматически отправляет чек на сервер налоговой службы.
3. ГНС присваивает чеку фискальный номер и отправляет его обратно.
4. Фискализированный чек можно отправить клиенту в электронном виде или распечатать.

Одно из ключевых преимуществ использования ПРРО — возможность облегчить учет и отчетность. Интеграция ПРРО автоматизирует процесс формирования отчетов, упрощая процесс налоговой отчетности. Это особенно полезно для предприятий, которые стремятся оптимизировать внутренние процессы и расходы.

Среди других преимуществ ПРРО перед традиционными кассовыми аппаратами можно выделить:

• Удобство и простота использования. ПРРО можно установить на любое мобильное устройство — смартфон, планшет, ноутбук — и проводить фискализацию в любом месте, где есть интернет.
• Автоматизированная отчетность. Программные РРО автоматически передают Z- и X-отчеты на сервер налоговой.
• Экономия на обслуживании оборудования. Отказавшись от сложных кассовых аппаратов, предприниматели могут эффективно использовать ресурсы для развития своего бизнеса.
• Скорость регистрации. ПРРО можно зарегистрировать в Государственной налоговой службе онлайн, что занимает всего несколько минут.
• Простая настройка. Четкие инструкции разработчиков современных ПРРО позволяют быстро внедрять систему в работу без посторонней помощи.
• Возможность дистанционной работы. Подключение к ПРРО позволяет производить расчетные операции в любом месте, где есть доступ к интернету.

Регистрация программного РРО обязательна для всех предпринимателей, которые совершают расчеты. Учитывая, что весь процесс проходит онлайн, выполнить все необходимые условия будет несложно.

Прежде всего необходимо открыть ФЛП или предприятие, где будет использоваться программный РРО. Перед началом оформления онлайн-кассы, владелец должен подать уведомление об объектах налогообложения по форме 20-ОПП. Документ необходимо предоставить в бумажной или электронной форме в течение 10 рабочих дней после регистрации, создания или открытия объекта налогообложения или изменения сведений об объекте налогообложения. После этого можно переходить к регистрации онлайн-кассы.

Шаг 1. Подготовка ЭЦП

Электронная цифровая подпись — это официальный аналог традиционной подписи, благодаря которому можно подписывать документы в электронном виде. Для получения ЭЦП необходимо обратиться к любому квалифицированному поставщику электронных доверительных услуг: Государственной налоговой службе, «Дія» и т.д. С реестром релевантных органов можно ознакомиться на официальном сайте Центрального удостоверяющего органа.

Шаг 2. Установка программного обеспечения

Необходимо установить программное обеспечение выбранного ПРРО на подключенное к интернету устройство, которое в будущем будет выполнять роль онлайн-кассы.

Шаг 3. Регистрация программного обеспечения

Необходимо составить Заявление о регистрации программного РРО по форме №1-ПРРО и подать его онлайн на фискальный сервер через Электронный кабинет или Единое окно представления электронных отчетов.

Шаг 4. Обработка заявления

Фискальный сервер автоматически обрабатывает заявление, после чего предприниматель получает подтверждение или отказ. При успешной регистрации бизнес получает уникальный фискальный номер для ПРРО.

Шаг 5. Регистрация сертификатов электронных подписей

Напоследок необходимо зарегистрировать сертификаты электронной подписи и/или печатей, которые будут использоваться для ПРРО. Это можно сделать через соответствующую форму в Электронном кабинете, Единое окно представления электронных отчетов или через программы подачи электронной отчетности.

После того как предприниматель правильно выполнит все этапы регистрации, он может использовать свой ПРРО, который не имеет ограничений по сроку службы.

Согласно законодательству, использование РРО — обязательно для физлиц второй, третьей и четвертой групп независимо от вида деятельности и объема дохода, ФЛП на общей системе налогообложения, а также всех юридических лиц.

Предприниматели могут использовать программный регистратор расчетных операций для следующих видов деятельности:

• Розничная торговля товарами, за исключением алкогольных напитков и табачных изделий.
• Предоставление услуг населению.
• Розничная торговля алкогольными напитками и табачными изделиями, если объем продаж не превышает 1 млн гривен в месяц.

Одна из ключевых особенностей ПРРО — возможность открытия смены перед началом работы. Она может длиться не более 24 часов и имеет важное ограничение — кассир должен работать с онлайн-кассой самостоятельно. Если персонал необходимо заменить, нужно закрыть текущую смену и открыть новую для другого кассира.

После того как покупка прошла, кассир обязан создать чек и отправить его в налоговую. Важно отметить, что чек уже фискализирован: определить это можно по присвоенному ему фискальному номеру. После закрытия смены необходимо отправить дневной Z-отчет в налоговую. С программным РРО это особенно удобно, поскольку онлайн-касса отправляет его автоматически. Предпринимателю остается только закрыть смену.

Кроме того, разработчики программного РРО учли ситуации, когда работник может забыть о закрытии смены. Для таких случаев введена функция автоматического закрытия изменения в определенное время. Это делает процесс управления рабочим временем более удобным и эффективным для бизнеса.

Государственная налоговая служба предлагает собственное программное обеспечение для всех популярных операционных систем. Однако существует много решений от украинских разработчиков с расширенным функционалом. Например, кассир может получить оплату через NFC или просканировать штрих-код товара с помощью смартфона.

Не у всех программных регистраторов расчетных операций есть версии для смартфонов. В таком случае можно использовать кассовый аппарат прямо на сайте с телефона, поскольку многие разработчики применяют адаптивный дизайн, обеспечивая комфортное использование сайта на смартфонах.

Благодаря программному РРО для смартфона бизнес получает преимущества:

• Удобство использования. ПРРО можно использовать в любом месте с доступом к интернету. Такое решение обеспечивает максимальную гибкость в ведении расчетных операций.
• Мобильность. Использование ПРРО на смартфоне позволяет предпринимателям работать на любом мобильном устройстве и свободно выбирать рабочее место.
• Экономия. Мобильные версии ПРРО обычно стоят дешевле традиционных кассовых аппаратов, что способствует рациональному использованию финансов.

Программный регистратор расчетных операций стал более простой и выгодной альтернативой по сравнению с классическим аппаратным РРО. Предпринимателям не нужно готовить ежедневные бумажные отчеты — система автоматически формирует Z- и X-отчеты и отправляет на серверы налоговой.

Все необходимые для бизнеса функции, которые избавят предпринимателя от лишних бумажных проволочек, предоставляет сервис программного РРО от Tranzzo. Мы предлагаем быстрое и бесплатное подключение, благодаря которому предприятие в кратчайшие сроки сможет фискализировать расчеты в налоговой.