Що таке ПРРО і кому він потрібен

У 2020 році Уряд України вніс зміни до законодавства про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, завдяки яким будь-які підприємці отримали змогу використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій. З 1 січня 2022 року всі платники єдиного податку другої-четвертої груп, які проводять розрахункові операції, мають впроваджувати це рішення в обов'язковому порядку.

З початком повномасштабного вторгнення росії, бізнеси були звільнені від відповідальності за торгівлю без реєстраторів розрахункових операцій або касових апаратів. Проте з 1 жовтня 2023 року штрафи за платіжні операції без фіскалізації в Державній податковій службі повернулися.

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) – це система для автоматизації процесу обліку та звітності, яку з 1 серпня 2020 року запровадила Державна податкова служба. Вона дозволяє підприємцям реєструвати розрахункові операції в електронному вигляді та є альтернативою традиційним касовим апаратам (РРО). 

Український уряд визначив ПРРО як обов'язкову систему для регулювання розрахункових процесів. Таким чином, такі онлайн-каси використовують суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів).

Апаратний РРО негайно фіскалізує та друкує чеки, зберігаючи їх у власній пам'яті. Програмний — працює за принципом формування електронних чеків, що і є його головною відмінністю. 

Як відбувається робота програмного РРО:

1. Клієнт здійснює покупку, відбувається розрахункова операція.
2. Система автоматично відправляє чек на сервер податкової служби.
3. ДПС присвоює чеку фіскальний номер та надсилає його назад.
4. Фіскалізований чек можна надіслати клієнту в електронному вигляді, або роздрукувати.

Однією з ключових переваг використання ПРРО є змога полегшувати облік та звітність. Інтеграція ПРРО автоматизує процес формування звітів, спрощуючи процес податкового звітування. Це особливо корисно для підприємств, що прагнуть оптимізувати внутрішні процеси та витрати.

Серед інших переваг ПРРО перед традиційними касовими апаратами можна виділити наступні:

• Зручність і простота використання. ПРРО можна встановити на будь-який мобільний пристрій — смартфон, планшет, ноутбук — та проводити фіскалізацію в будь-якому місці, де є інтернет.
• Автоматизована звітність. Програмні РРО автоматично передають Z- та X-звіти на сервер податкової.
• Економія на обслуговуванні обладнання. Відмовившись від складних касових апаратів, підприємці можуть ефективно використовувати ресурси для розвитку свого бізнесу.
• Швидкість реєстрації. ПРРО можна зареєструвати в Державній податковій службі онлайн, що займає лише кілька хвилин.
• Просте налаштування. Чіткі інструкції розробників сучасних ПРРО дозволяють швидко впроваджувати систему в роботу без сторонньої допомоги.
• Можливість дистанційної роботи. Підключення до ПРРО дозволяє здійснювати розрахункові операції в будь-якому місці, де є доступ до інтернету.

Реєстрація програмного РРО обов'язкова для всіх суб'єктів господарювання, які проводять розрахунки. З огляду на те, що весь процес відбувається онлайн, виконати всі необхідні умови буде нескладно.

Насамперед необхідно відкрити ФОП чи підприємство, де використовуватиметься програмний РРО. Перед початком оформлення онлайн-каси, власник мусить подати повідомлення про об'єкти оподаткування за формою 20-ОПП. Документ необхідно подати у паперовій або електронній формі протягом 10 робочих днів після реєстрації, створення чи відкриття об’єкта оподаткування, або зміни відомостей про об’єкт оподаткування. Після цього можна переходити до реєстрації онлайн-каси.

Крок 1. Підготовка ЕЦП

Електронний цифровий підпис — це офіційний аналог традиційного підпису, завдяки якому можна підписувати документи в електронному вигляді. Для отримання ЕЦП необхідно звернутися до будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг: Державної податкової служби, «Дії» тощо. Реєстр релевантних органів можна переглянути на офіційному сайті Центрального засвідчувального органу.  

Крок 2. Встановлення програмного забезпечення

Необхідно встановити програмне забезпечення обраного ПРРО на пристрій з підключенням до інтернету, який в майбутньому буде виконувати роль онлайн-каси. 

Крок 3. Реєстрація програмного забезпечення

Потрібно скласти Заяву про реєстрацію програмного РРО за формою №1-ПРРО та подати її онлайн на фіскальний сервер через Електронний кабінет або Єдине вікно подання електронних звітів.

Крок 4. Обробка заяви

Фіскальний сервер автоматизовано обробляє заяву, після чого підприємець отримує підтвердження або відмову. У разі успішної реєстрації бізнес одержує унікальний фіскальний номер для ПРРО.

Крок 5. Реєстрація сертифікатів електронних підписів

В останню чергу необхідно зареєструвати сертифікати електронних підписів та/або печаток, що будуть використовуватися для ПРРО. Це можна зробити через відповідну форму в Електронному кабінеті, Єдине вікно подання електронних звітів чи через програми подання електронної звітності.

Після того, як підприємець правильно виконає всі етапи реєстрації, він може використовувати свій ПРРО, який не має обмежень за строком служби.

Згідно законодавства, використання РРО є обов’язковим для фізичних осіб-підприємців другої, третьої та четвертої груп незалежно від виду діяльності та обсягу доходу, ФОП-ів на загальній системі оподаткування, а також всіх юридичних осіб.

Підприємці можуть використовувати програмний реєстратор розрахункових операцій для таких видів діяльності:

• Роздрібна торгівля товарами, крім алкогольних напоїв та тютюнових виробів.
• Надання послуг населенню.
• Роздрібна торгівля алкогольними напоями та тютюновими виробами, якщо обсяг таких продажів не перевищує 1 млн гривень на місяць.

Однією з ключових особливостей ПРРО є можливість відкриття робочої зміни перед початком роботи. Вона може тривати не більше 24 годин і має важливе обмеження — касир може працювати з онлайн-касою самостійно. Якщо ж необхідно замінити персонал, потрібно закрити поточну зміну та відкрити нову для іншого касира.

Після того, як покупка пройшла, касир зобов'язаний створити чек та відправити його до податкової. Важливо відзначити, що чек вже фіскалізований: визначити це можна за присвоєним йому фіскальним номером. Після закриття зміни необхідно відправити денний Z-звіт до податкової. З програмним РРО це особливо зручно, оскільки онлайн-каса відправляє його автоматично. Підприємцю залишається лише закрити зміну.

Крім того, розробники програмного РРО врахували ситуації, коли працівник може забути про закриття зміни. Для таких випадків впровадили функцію автоматичного закриття зміни у вказаний час. Це робить процес керування робочим часом ще більш зручним та ефективним для бізнесу.

Державна податкова служба пропонує власне програмне забезпечення для всіх популярних операційних систем. Проте існує чимало рішень від українських розробників з розширеним функціоналом. Наприклад, касир може отримати оплату через NFC, або просканувати штрих-код товару за допомогою смартфона.

Не всі програмні реєстратори розрахункових операцій мають версії для смартфонів. В такому випадку можна використовувати касовий апарат прямо на сайті з телефону, оскільки багато розробників застосовують адаптивний дизайн, забезпечуючи комфортне користування сайтом на смартфонах.

Завдяки програмному РРО для смартфона бізнес отримує деякі переваги:

• Зручність використання. ПРРО можна використовувати в будь-якому місці з доступом до інтернету. Таке рішення забезпечує максимальну гнучкість у веденні розрахункових операцій.
• Мобільність. Використання ПРРО на смартфоні дозволяє підприємцям працювати на будь-якому мобільному пристрої та вільно обирати робоче місце.
• Економія коштів. Мобільні версії ПРРО зазвичай коштують дешевше, ніж традиційні касові апарати, що сприяє раціональному використанню фінансових ресурсів.

Програмний реєстратор розрахункових операцій став простішою та вигіднішою альтернативою в порівнянні з класичним апаратним РРО. Підприємці звільняються від підготовки щоденних паперових звітів — система автоматично формує Z- та X-звіти і надсилає на сервери податкової. 

Всі необхідні для бізнесу функції, які позбавлять підприємця від зайвої паперової тяганини, надає сервіс програмного РРО від Tranzzo https://tranzzo.com/uk-ua. Ми пропонуємо швидке та безкоштовне підключення, завдяки якому підприємство в найкоротші терміни зможе фіскалізувати розрахунки в податковій.