Що таке ПРРО (програмний реєстратор) і кому він потрібен

У 2020 році Уряд України вніс зміни до законодавства про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, завдяки яким будь-які підприємці отримали змогу використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій. З 1 січня 2022 року всі платники єдиного податку другої-четвертої груп, які проводять розрахункові операції, мають впроваджувати це рішення в обов'язковому порядку.

З початком повномасштабного вторгнення росії, бізнеси були звільнені від відповідальності за торгівлю без реєстраторів розрахункових операцій або касових апаратів. Проте з 1 жовтня 2023 року штрафи за платіжні операції без фіскалізації в Державній податковій службі повернулися.

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) – це система для автоматизації процесу обліку та звітності, яку з 1 серпня 2020 року запровадила Державна податкова служба. Вона дозволяє підприємцям реєструвати розрахункові операції в електронному вигляді та є альтернативою традиційним касовим апаратам (РРО). 

Український уряд визначив ПРРО як обов'язкову систему для регулювання розрахункових процесів. Таким чином, такі онлайн-каси використовують суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів).

Апаратний РРО негайно фіскалізує та друкує чеки, зберігаючи їх у власній пам'яті. Програмний — працює за принципом формування електронних чеків, що і є його головною відмінністю. 

Як відбувається робота програмного РРО:

1. Клієнт здійснює покупку, відбувається розрахункова операція.
2. Система автоматично відправляє чек на сервер податкової служби.
3. ДПС присвоює чеку фіскальний номер та надсилає його назад.
4. Фіскалізований чек можна надіслати клієнту в електронному вигляді, або роздрукувати.

Апаратний РРО негайно фіскалізує та друкує чеки, зберігаючи їх у власній пам'яті. Програмний — працює за принципом формування електронних чеків, що і є його головною відмінністю.

Як відбувається робота програмного РРО:

1. Клієнт здійснює покупку, відбувається розрахункова операція.
2. Система автоматично відправляє чек на сервер податкової служби.
3. ДПС присвоює чеку фіскальний номер та надсилає його назад.
4. Фіскалізований чек можна надіслати клієнту в електронному вигляді, або роздрукувати.

Так працює ПРРО під час продажів у фізичній точці та онлайн. Якщо покупець оплачує замовлення на сайті, після підтвердження успішної транзакції дані про розрахунок передаються до програмного реєстратора. ПРРО формує електронний чек, надсилає його на фіскальний сервер, а після реєстрації передає покупцеві.

Фіскальний чек може бути паперовим або електронним. Він має містити обов’язкові реквізити: дані продавця, назву товару чи послуги, суму та форму оплати, дату, час, номер чека і фіскальний номер РРО або ПРРО. Паперова та електронна форми мають однакову юридичну силу.

ПРРО та класичний касовий апарат виконують однакове основне завдання: реєструють розрахункові операції та формують фіскальні чеки. Різниця РРО та ПРРО полягає у способі фіскалізації, необхідному обладнанні та організації щоденної роботи.

Фіскальні функції ПРРО реалізуються через сервер ДПС. Саме туди програма передає електронні розрахункові документи, Z-звіти та інші дані, необхідні для податкового контролю. При цьому бізнес може одночасно використовувати програмний і апаратний РРО — законодавство цього не забороняє.

Джерело таблиці: Закон України № 265/95-ВР та матеріали Державної податкової служби України.

Однією з ключових переваг використання ПРРО є змога полегшувати облік та звітність. Інтеграція ПРРО автоматизує процес формування звітів, спрощуючи процес податкового звітування. Це особливо корисно для підприємств, що прагнуть оптимізувати внутрішні процеси та витрати.

Серед інших переваг ПРРО перед традиційними касовими апаратами можна виділити наступні:

• Зручність і простота використання. ПРРО можна встановити на будь-який мобільний пристрій — смартфон, планшет, ноутбук — та проводити фіскалізацію в будь-якому місці, де є інтернет.
• Автоматизована звітність. Програмні РРО автоматично передають Z- та X-звіти на сервер податкової.
• Економія на обслуговуванні обладнання. Відмовившись від складних касових апаратів, підприємці можуть ефективно використовувати ресурси для розвитку свого бізнесу.
• Швидкість реєстрації. ПРРО можна зареєструвати в Державній податковій службі онлайн, що займає лише кілька хвилин.
• Просте налаштування. Чіткі інструкції розробників сучасних ПРРО дозволяють швидко впроваджувати систему в роботу без сторонньої допомоги.
• Можливість дистанційної роботи. Підключення до ПРРО дозволяє здійснювати розрахункові операції в будь-якому місці, де є доступ до інтернету.

Законодавство не зобов’язує бізнес обирати саме програмний реєстратор: можна використовувати ПРРО або класичний РРО. Обов’язок виникає тоді, коли підприємець або компанія проводить розрахункові операції.

РРО або ПРРО повинні використовувати:

• ФОП другої, третьої та четвертої груп єдиного податку, якщо вони приймають готівкові платежі, картки, оплату через POS-термінал або інтернет-еквайринг;
• ФОП на загальній системі оподаткування, які проводять розрахункові операції;
• юридичні особи, які здійснюють розрахунки під час продажу товарів або надання послуг і не підпадають під передбачені законодавством винятки;
• інтернет-магазини, які приймають оплату карткою на сайті;
• роздрібні магазини, заклади громадського харчування, салони, клініки, служби доставки та інші бізнеси, що приймають готівку або платіжні картки.

ФОП першої групи можуть не використовувати РРО або ПРРО. Також реєстратор зазвичай не потрібен, якщо підприємець отримує оплату виключно шляхом прямого банківського переказу на рахунок у форматі IBAN, без використання платіжних карток, терміналів та інтернет-еквайрингу.

Тому відповідь на питання, що таке ПРРО для ФОП і чи потрібен він конкретному підприємцю, залежить не лише від групи оподаткування. Потрібно враховувати спосіб приймання коштів. Наприклад, оплата карткою через платіжну сторінку є розрахунковою операцією, а прямий переказ за реквізитами IBAN може не потребувати фіскалізації.

Для приймання платежів підприємець може використовувати рішення для ФОП від Транзо. Для інтернет-магазину можна підключити чекаут сторінку для покупок на сайті, а для повторних покупців — оплату замовлень в один клік.

Під час продажів у соціальних мережах, месенджерах або фізичній точці можна використовувати QR-код на оплату. Необхідність формування фіскального чека в цьому випадку залежить від платіжного сценарію, який відкриває QR-код: карткового платежу, інтернет-еквайрингу чи прямого переказу за IBAN.

Реєстрація програмного РРО для ФОП або юридичної особи відбувається онлайн. Перед поданням заяви сам суб’єкт господарювання та господарська одиниця, де використовуватиметься ПРРО, мають перебувати на обліку в ДПС.

Крок 1. Подати форму № 20-ОПП

У формі № 20-ОПП підприємець повідомляє податкову про об’єкт, через який ведеться діяльність: магазин, офіс, склад, інтернет-магазин або іншу господарську одиницю. Якщо актуальні дані про об’єкт уже є в ДПС, повторно подавати форму не потрібно.

Крок 2. Отримати КЕП

Для реєстрації та подальшої роботи потрібен кваліфікований електронний підпис. КЕП використовується для подання заяв, відкриття касових змін і підписання електронних документів.

Крок 3. Обрати та встановити програмне забезпечення

Підприємець може скористатися безоплатним ПРРО від ДПС або рішенням іншого розробника. Перед встановленням варто перевірити, чи підтримує програма потрібну операційну систему, роботу з номенклатурою, повернення коштів та інтеграцію із сайтом або обліковою системою.

Крок 4. Подати заяву за формою № 1-ПРРО

Заяву про реєстрацію ПРРО подають в електронному вигляді за основним місцем обліку через Електронний кабінет, його API або інші доступні телекомунікаційні канали. Актуальний ідентифікатор форми — J/F 1316605.

У заяві потрібно зазначити господарську одиницю та локальний номер ПРРО. Локальний номер підприємець визначає самостійно, але він має бути унікальним у межах відповідної господарської одиниці.

Крок 5. Отримати фіскальний номер

Після обробки заяви ПРРО включають до реєстру та присвоюють йому унікальний фіскальний номер. Результат надходить підприємцю у квитанції через Електронний кабінет.

Крок 6. Зареєструвати підписи касирів

Інформацію про електронні підписи або печатки, які використовуватимуться для роботи з ПРРО, передають за формою № 5-ПРРО. Ідентифікатор повідомлення — J/F 1391802. Подати його можна через Електронний кабінет або програму електронної звітності.

Після включення ПРРО до реєстру можна відкрити першу касову зміну та проводити розрахункові операції. Перед повноцінним запуском бажано перевірити формування чека, його реєстрацію на сервері ДПС і закриття зміни.

Перед початком розрахункових операцій касир відкриває зміну в ПРРО. Після кожної оплати потрібно сформувати фіскальний чек і передати його покупцеві у паперовій або електронній формі. Чек вважається фіскалізованим після його реєстрації на сервері ДПС і присвоєння фіскального номера.

Протягом касової зміни можна сформувати X-звіт. Він містить дані про операції від початку зміни до моменту його створення та допомагає звірити проведені розрахунки. X-звіт не закриває зміну та не обнуляє інформацію, тому його можна формувати в будь-який момент до створення Z-звіту.

Наприкінці зміни формується Z-звіт. Він містить підсумкову інформацію про проведені касові операції, реєструється на фіскальному сервері та закриває зміну. Вносити зміни до сформованого Z-звіту не можна.

Одна касова зміна не повинна тривати понад 24 години. Якщо протягом дня проводилися розрахункові операції, Z-звіт потрібно сформувати незалежно від кількості продажів або їх загальної суми.

Для онлайн-магазину фіскалізацію зазвичай пов’язують зі статусом платежу. Чек формується після підтвердження успішної оплати, а не під час створення замовлення. Це допомагає уникнути чеків за відхиленими або незавершеними транзакціями.

ПРРО автоматизує передавання фіскальних документів, але не замінює податкову звітність і бухгалтерський облік підприємця.

Державна податкова служба пропонує власне програмне забезпечення для всіх популярних операційних систем. Проте існує чимало рішень від українських розробників з розширеним функціоналом. Наприклад, касир може отримати оплату через NFC, або просканувати штрих-код товару за допомогою смартфона.

Не всі програмні реєстратори розрахункових операцій мають версії для смартфонів. В такому випадку можна використовувати касовий апарат прямо на сайті з телефону, оскільки багато розробників застосовують адаптивний дизайн, забезпечуючи комфортне користування сайтом на смартфонах.

Завдяки програмному РРО для смартфона бізнес отримує деякі переваги:

• Зручність використання. ПРРО можна використовувати в будь-якому місці з доступом до інтернету. Таке рішення забезпечує максимальну гнучкість у веденні розрахункових операцій.
• Мобільність. Використання ПРРО на смартфоні дозволяє підприємцям працювати на будь-якому мобільному пристрої та вільно обирати робоче місце.
• Економія коштів. Мобільні версії ПРРО зазвичай коштують дешевше, ніж традиційні касові апарати, що сприяє раціональному використанню фінансових ресурсів.

Програмний реєстратор розрахункових операцій став простішою та вигіднішою альтернативою в порівнянні з класичним апаратним РРО. Підприємці звільняються від підготовки щоденних паперових звітів — система автоматично формує Z- та X-звіти і надсилає на сервери податкової. 

Всі необхідні для бізнесу функції, які позбавлять підприємця від зайвої паперової тяганини, надає сервіс програмного РРО від Tranzzo. Ми пропонуємо швидке та безкоштовне підключення, завдяки якому підприємство в найкоротші терміни зможе фіскалізувати розрахунки в податковій.

Чи обов’язково для ФОП використовувати ПРРО?

Не для всіх ФОП. Підприємці першої групи можуть не використовувати РРО або ПРРО. Для ФОП другої–четвертої груп і підприємців на загальній системі обов’язок виникає, якщо вони проводять розрахункові операції: приймають готівку, картки, платежі через POS-термінали або інтернет-еквайринг. Якщо оплата надходить виключно прямим банківським переказом на IBAN, ПРРО може не знадобитися.

Чим ПРРО відрізняється від апаратного РРО?

Апаратний РРО — це окремий фізичний касовий пристрій, у якому відбувається фіскалізація операцій. ПРРО — це програма, яка працює на комп’ютері, планшеті або смартфоні та передає дані на фіскальний сервер ДПС. Обидва варіанти формують фіскальні чеки, але ПРРО не потребує придбання окремого касового апарата.

Чи можна використовувати ПРРО для ФОПів на смартфоні?

Так. Безоплатне програмне рішення ДПС доступне для Android та iOS. Також існують комерційні мобільні ПРРО. Після встановлення та реєстрації програми смартфон можна використовувати для відкриття зміни, формування чеків, створення X- і Z-звітів та передавання документів на сервер ДПС.